Helpdesk

Efektivním způsobem, jak zmenšit velikost datového souboru aplikace Outlook (PST) nebo poštovní schránky serveru Exchange, je pravidelná archivace starších položek. Na rozdíl od tradiční zálohy, kdy je vytvořena kopie položek aplikace Outlook, jsou archivované položky přesunuty do samostatného datového souboru aplikace Outlook (PST). K archivovaným položkám lze kdykoli získat přístup otevřením souboru.

Položky můžete také zálohovat nebo archivovat ručně, jako doplněk nebo náhradu automatické archivace. Ruční archivace nabízí flexibilitu a umožňuje přesně zadat, které složky budou do archivace zahrnuty a který archivní datový soubor aplikace Outlook (PST) bude použit.

Chcete-li ručně archivovat položky aplikace Outlook, postupujte takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na položku Nástroje pro čištění.
3. Klikněte na tlačítko Archivovat.
4. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a pak klikněte na složku, kterou chcete archivovat. Do této ruční archivace budou zahrnuty všechny podsložky vybrané složky.
5. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

6. Jestliže nechcete použít výchozí soubor nebo umístění, klikněte v části Soubor archivu na tlačítko Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění. Vyhledejte požadovaný soubor nebo zadejte jeho název a klikněte na tlačítko OK. Cílové umístění souboru se zobrazí v poli Soubor archivu.
7. Zaškrtnutím políčka Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat zahrnete veškeré položky, které byly jednotlivě označeny k vyloučení z automatické archivace. Tato možnost nezruší vyloučení u těchto položek, ale bude ignorovat zaškrtávají políčko Automaticky nearchivovat pouze u této archivace.